데이터를 효율적으로 탐색하고 분석하는 또 하나의 핵심 기법은 데이터 정렬(Sorting)입니다.
필터링이 원하는 데이터만 '보여주는' 기능이라면, 정렬은 데이터를 특정 기준에 따라 '재배열'하여 패턴을 파악하고 보고서를 보기 좋게 만드는 기능입니다.
데이터 정렬의 기본 원리와 다단계 정렬, 그리고 사용자 지정 목록 및 셀 서식 기반 정렬과 같은 고급 옵션들은 데이터를 보기 좋게 정리하고 숨겨진 패턴을 찾아내는 방법입니다.
왜 데이터 정렬을 마스터해야 할까요?
방대한 데이터는 그 자체로는 의미를 파려하기 어렵습니다. 데이터를 특정 기준에 따라 체계적으로 배열하면:
- 패턴 파악: 가장 높은 값, 가장 낮은 값, 특정 시점의 변화 등 데이터의 경향성을 한눈에 파악할 수 있습니다.
- 보고서 가독성 향상: 데이터를 논리적인 순서로 정렬하여 보고서를 이해하기 쉽게 만듭니다.
- 문제 식별: 이상치(Outlier)나 누락된 데이터, 불일치 등을 더 쉽게 찾아낼 수 있습니다.
- 효율적인 검색: 정렬된 데이터는 수동으로 값을 찾거나 특정 함수(예: VLOOKUP의 근사 일치)를 사용할 때 더 효율적입니다.
정렬은 엑셀에서 데이터를 분석하고 시각화하는 과정에서 필수적인 전처리 단계입니다.
주요 내용들
다음 데이터 정렬 기능들을 실무 예제와 함께 자세히 살펴보겠습니다.
- 기본 오름차순/내림차순 정렬: 숫자, 텍스트, 날짜 데이터
- 다단계 정렬: 여러 정렬 기준 추가 및 우선순위 설정
- 사용자 지정 목록으로 정렬: 특정 순서(예: 월, 요일, 특정 등급 순서)
- 셀 색상 또는 글꼴 색상으로 정렬: 시각적 기준에 따른 정렬
실무 예제로 배우는 엑셀 정렬 마스터하기
각 정렬 기능을 실제 비즈니스 시나리오에 적용하여 데이터 정리 및 분석의 기본기를 탄탄하게 다지는 방법을 보여드리겠습니다.
샘플 데이터는 아래 '판매 기록' 테이블을 사용하겠습니다.
| 주문 ID | 고객명 | 제품 카테고리 | 제품명 | 판매액 (천 원) | 주문일 | 지역 |
| ORD001 | 김철수 | 전자제품 | 노트북 | 1,200 | 2025-05-10 | 서울 |
| ORD002 | 이영희 | 의류 | 티셔츠 | 80 | 2025-05-12 | 부산 |
| ORD003 | 박지성 | 전자제품 | 스마트폰 | 950 | 2025-05-15 | 서울 |
| ORD004 | 최민수 | 식품 | 과일 | 50 | 2025-05-18 | 대구 |
| ORD005 | 김철수 | 의류 | 바지 | 150 | 2025-05-20 | 부산 |
| ORD006 | 이영희 | 전자제품 | 태블릿 | 800 | 2025-06-01 | 서울 |
| ORD007 | 박지성 | 식품 | 채소 | 40 | 2025-06-05 | 대구 |
| ORD008 | 최민수 | 의류 | 스커트 | 110 | 2025-06-08 | 부산 |
| ORD009 | 김철수 | 전자제품 | 노트북 | 1,100 | 2025-06-10 | 대전 |
| ORD010 | 이영희 | 의류 | 코트 | 300 | 2025-06-15 | 서울 |
1. 기본 오름차순/내림차순 정렬
데이터를 특정 열의 값을 기준으로 가장 작은/오래된/가장 빠른 순서(오름차순) 또는 가장 큰/최신/가장 느린 순서(내림차순)로 배열합니다.
- 적용 방법:
- 정렬할 데이터 범위 내의 아무 셀이나 클릭합니다 (필터가 적용된 상태라면, 필터된 결과만 정렬됩니다).
- 데이터 탭으로 이동합니다.
- 정렬 및 필터 그룹에서 오름차순 (A-Z, 1-9) 또는 내림차순 (Z-A, 9-1) 버튼을 클릭합니다.
- 이 버튼은 클릭된 셀이 속한 열을 기준으로 정렬합니다.
예제 목표: '판매액 (천 원)'을 기준으로 데이터를 내림차순으로 정렬하여 가장 매출이 높은 주문부터 표시하세요.
해결 방법:
- '판매액 (천 원)' 열(E열)의 아무 셀(E2 등)을 클릭합니다.
- 데이터 탭 → 정렬 및 필터 그룹에서 내림차순 (Z-A, 9-1) 버튼을 클릭합니다.
결과: '판매액'이 가장 높은 주문부터 가장 낮은 주문 순으로 데이터가 재배열됩니다. (ORD001(1200), ORD009(1100), ORD003(950), ORD006(800) ...)
최상급 실무 활용: 성과 순위 파악, 중요도에 따른 데이터 우선순위 설정, 재고 수준 분석, 시간 순서로 이벤트 추적 등 가장 기본적인 데이터 분석 및 시각화에 사용됩니다. 날짜, 숫자, 텍스트 등 모든 유형의 데이터에 적용 가능합니다.
2. 다단계 정렬: 여러 기준에 따라 정렬
대부분의 실제 데이터는 하나의 기준으로만 정렬해서는 충분하지 않습니다.
예를 들어, '지역별'로 정렬한 후, 그 안에서 다시 '매출액' 순으로 정렬하는 것과 같이 여러 기준을 적용해야 할 때 '다단계 정렬'을 사용합니다.
- 적용 방법:
- 정렬할 데이터 범위 내의 아무 셀이나 클릭합니다.
- 데이터 탭 -> 정렬 및 필터 그룹에서 정렬 버튼을 클릭합니다.
- 정렬 대화 상자가 나타납니다.
- 정렬 기준 추가 버튼을 클릭하여 원하는 만큼 정렬 기준을 추가합니다.
- 각 수준에서 정렬 기준 (열 이름), 정렬 방식 (값, 셀 색, 글꼴 색), 순서 (오름차순/내림차순 또는 사용자 지정 목록)를 설정합니다.
- 확인을 클릭합니다.
예제 목표: '지역'을 기준으로 오름차순 정렬하고, 동일 지역 내에서는 '판매액 (천 원)'을 기준으로 내림차순 정렬하세요.
해결 방법:
- 데이터 범위 내 아무 셀 클릭 (예: A1).
- 데이터 탭 → 정렬 버튼 클릭.
- 정렬 대화 상자에서:
- 첫 번째 수준: 정렬 기준 - 지역, 정렬 방식 - 값, 순서 - 오름차순 (A-Z).
- 수준 추가 버튼 클릭.
- 두 번째 수준: 정렬 기준 - 판매액 (천 원), 정렬 방식 - 값, 순서 - 내림차순 (가장 큰 값에서 가장 작은 값으로).
- 확인을 클릭합니다.
결과: 먼저 '대구', '대전', '부산', '서울' 순으로 정렬된 후, 각 지역 내에서 판매액이 높은 순서대로 데이터가 재배열됩니다.
최상급 실무 활용: 조직도(부서-직급-이름 순), 제품군별-가격별 분류, 프로젝트 진행 상태별-마감일별 정렬 등 계층적인 데이터 구조를 정리하거나, 여러 지표를 동시에 고려하여 데이터를 분류해야 할 때 필수적입니다. 이는 복잡한 보고서를 만들 때 데이터의 논리적인 흐름을 반영하고 가독성을 크게 높여줍니다.
3. 사용자 지정 목록으로 정렬: 원하는 순서대로 정렬
엑셀은 '월요일-일요일', '1월-12월'과 같은 미리 정의된 사용자 지정 목록 외에도, 사용자가 직접 정의한 순서(예: 'Gold', 'Silver', 'Bronze' 등급)에 따라 데이터를 정렬할 수 있게 해줍니다.
- 적용 방법:
- 정렬 대화 상자에서 순서 드롭다운 목록을 클릭합니다.
- 사용자 지정 목록을 선택합니다.
- 사용자 지정 목록 대화 상자에서 기존 목록을 선택하거나, 새 목록을 선택하고 목록 항목에 원하는 순서대로 항목을 입력합니다 (엔터로 구분).
- 추가 버튼을 클릭하여 목록을 저장하고, 확인을 클릭하여 정렬에 적용합니다.
예제 목표: '제품 카테고리'를 '전자제품', '의류', '식품' 순서로 정렬하세요. (기본 정렬 순서와 다름)
해결 방법:
- 데이터 범위 내 아무 셀 클릭 (예: A1).
- 데이터 탭 → 정렬 버튼 클릭.
- 정렬 대화 상자에서:
- 정렬 기준 - 제품 카테고리, 정렬 방식 - 값.
- 순서 - 사용자 지정 목록을 선택합니다.
- 사용자 지정 목록 대화 상자에서 새 목록을 선택하고, 목록 항목에 전자제품 엔터, 의류 엔터, 식품 엔터를 입력합니다.
- 추가 버튼 클릭 → 확인.
- 다시 정렬 대화 상자에서 확인을 클릭합니다.
결과: '전자제품' → '의류' → '식품' 순으로 데이터가 재배열됩니다.
최상급 실무 활용: 고객 등급(VIP, Gold, Silver), 직원 직급(부장, 과장, 대리, 사원), 프로젝트 우선순위(높음, 중간, 낮음) 등 텍스트 데이터에 논리적인 순서가 있을 때 매우 유용합니다. 보고서의 특정 섹션을 원하는 중요도 순서로 배열하여 가독성을 극대화할 수 있습니다.
4. 셀 색상 또는 글꼴 색상으로 정렬: 시각적 기준에 따른 정렬
조건부 서식으로 셀 색상이나 글꼴 색상이 변경된 경우, 그 색상을 기준으로 데이터를 정렬할 수 있습니다.
- 적용 방법:
- 정렬 대화 상자에서 정렬 방식 드롭다운 목록을 클릭합니다.
- 셀 색 또는 글꼴 색을 선택합니다.
- 순서 드롭다운 목록에서 정렬할 색상을 선택하고, 해당 색상이 위에 표시될지 아래에 표시될지 지정합니다.
예제 목표: '판매액 (천 원)' 열에 조건부 서식으로 빨간색 배경이 적용된 셀(예: 판매액이 100 미만인 경우)을 가장 위쪽에 표시되도록 정렬하세요.
해결 방법:
- (사전 작업) '판매액 (천 원)' 열에 판매액이 100 미만이면 빨간색 배경을 적용하는 조건부 서식을 미리 설정합니다.
- E2:E11 범위 선택 → 홈 탭 → 조건부 서식 → 새 규칙 → 셀 값을 기준으로 모든 셀 서식 지정 → 셀 값 → 보다 작음 → 100 입력 → 빨간색 서식 적용.
- 데이터 범위 내 아무 셀 클릭 (예: A1).
- 데이터 탭 -> 정렬 버튼 클릭.
- 정렬 대화 상자에서:
- 정렬 기준 - 판매액 (천 원).
- 정렬 방식 - 셀 색을 선택합니다.
- 순서 - 드롭다운 목록에서 빨간색을 선택하고, 위에를 선택합니다. (빨간색 셀을 위로)
- 확인을 클릭합니다.
결과: 판매액이 100 미만인 주문(ORD004, ORD007)이 테이블의 가장 위에 표시됩니다.
최상급 실무 활용: 경고가 필요한 데이터(예: 불량, 연체, 재고 부족)를 시각적으로 강조한 후, 해당 항목들을 보고서 상단으로 끌어올려 우선적으로 검토해야 할 때 매우 유용합니다. 이는 중요한 정보를 즉시 파악하고, 신속한 의사결정을 내리는 데 결정적인 도움을 줍니다.
데이터 정렬의 기본 개념과 다단계 정렬, 사용자 지정 목록 정렬, 그리고 셀 색상/글꼴 색상 정렬과 같은 고급 옵션들을 심층적으로 살펴보았습니다. 정렬은 데이터를 체계적으로 배열하여 패턴을 파악하고 보고서의 가독성을 높이는 데 필수적인 도구입니다.